Een heel indiscreet Word-document

De wijzigingen in een Word-document kunnen stuk voor stuk gelezen worden door om het even welke eigenaar van de zelfde tekstverwerker. Dit is een element waar we nauwgezet op moeten letten daar discretie integraal deel uitmaakt van onze functie.

Iedereen heeft wel eens een e-mail ontvangen met in bijlage een Word-document waarin alle wijzigingen die de verzender aangebracht zichtbaar waren: gecensureerde delen, herschreven informatie, opnieuw geformuleerde teksten, tegenstrijdige meningen onder collega’s, … Allemaal informatie die we liever niet al te openbaar maken.

Word beschikt over een systeem dat de wijzigingen bijhoudt voor het verbeteren van een document en daarbij worden de aangebrachte correcties getoond, zodat deze vervolgens kunnen worden gevalideerd door één of meerdere personen. Welnu, om de gewiste gegevens later terug kunnen te vinden, zelfs die gegevens die we niet willen verspreiden, blijven ze behouden in het bestand.

We moeten daarom niet overal spionnen gaan zien, maar we mogen niet vergeten dat Word gemaakt is om documenten op te stellen, niet om ze te delen. Drie eenvoudige reflexen volstaan: 

• De Word-documenten omzetten in PDF-formaat. Dit formaat verwijdert de informatie, maar wel op voorwaarde dat het programma dat de PDF genereert goed geconfigureerd is.
• Eens de inhoud van een document gefinaliseerd is, kunt u het kopiëren/plakken in een nieuw blanco document en zo verdwijnt ieder spoor van de opeenvolgende wijzigingen.
• De gratis tool "Remove Hidden Data" installeren. U moet enkel klikken om alle informatie die niet bedoeld is om gelezen te worden uit het document te verwijderen. Daarna kunt u die informatie echter onmogelijk terugvinden. Deze tool is helaas nog niet beschikbaar voor alle versies van de software.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=144e54ed-d43e-42ca-bc7b-5446d34e5360&displaylang=en